De kunst van het coachen

Belfort International, producent van diepvrieszakken, allerhande folies voor groenten en fruit en plastiek draagtassen, heeft geen specifiek coachingstraject, maar bekijkt per individu waar de nood ligt. Onlangs werkte FORTIO voor dit bedrijf de maatopleiding ‘coachend leidinggeven’ uit, gebaseerd op reële situaties waarmee de leidinggevenden op de werkvloer geconfronteerd worden.

Kirsten Oyen is sinds 2008 HR-manager bij Belfort International. “Wij besteden bij Belfort International toch wel veel aandacht aan opleiding. We vertrekken meestal vanuit de vraag van onze medewerkers en kijken dan welke opleiding het best aan hun noden beantwoordt. Zo verliep het ook bij onze meest recente opleiding. Onze vijf afdelingshoofden werken hier al meer dan twintig jaar. Het zijn allemaal mannen die doorgegroeid zijn in hun functie en die dus over een grote rugzak met veel ervaring beschikken. Maar met leiding geven hadden ze weinig of geen ervaring en ze gaven aan dat het soms minder vlot verliep dan ze wilden.” Daarom ging Kirsten op zoek naar een geschikte opleiding. Ze grasduinde in het ruime aanbod, maar wilde graag iets specifieks voor Belfort en zo kwam ze bij de op maat gemaakte opleidingen van FORTIO-bedrijfsopleidingen uit. “Onze leidinggevenden zijn mensen met ervaring, maar ze misten nog enkele stukjes en aan die stukjes wilden we werken. Een standaardopleiding die jongeren of starters op weg helpt, zou ons niet vooruit geholpen hebben.”

Op maat van ons bedrijf

Kirsten voerde een aantal verkennende gesprekken met de klantverantwoordelijke bedrijfsopleidingen van FORTIO en docent Willy Heselmans en legde hen uit waarmee de leidinggevenden van Belfort International worstelden. “Eigenlijk was de zaak heel snel beklonken”, vertelt Kirsten. “De mensen van FORTIO luisterden aandachtig, namen de tijd om alles goed door te spreken en ze speelden ongelooflijk goed in op onze noden. Vervolgens werkte Willy een traject van zes sessies uit dat de naam ‘coachend leidinggeven’ kreeg.” Willy is zowel technisch als pedagogisch opgeleid. Die combinatie geeft heel wat mogelijkheden en maakt dat Willy zich makkelijk kan inleven in andere bedrijven. “Ik heb eerst vijftien jaar technische opleidingen gegeven, nu doceer ik al tien jaar ‘leidinggeven’ en aanverwante opleidingen aan mensen met heel uiteenlopende profielen. Soms zijn dat de verantwoordelijken van een technische dienst of productieleidinggevenden, dan weer HR-managers. Dankzij mijn achtergrond kan ik vlot inspelen op die compleet verschillende situaties.” In de opleiding voor Belfort International zat enerzijds een stukje basis leidinggeven, anderzijds waren de sessies sterk gericht op de problematiek die de leidinggevenden op de werkvloer ondervonden. Kirsten: “Willy sleutelde bovendien zelfs tijdens het traject nog aan de inhoud. Bij FORTIO betekent ‘op maat gemaakt’ echt wel op maat gemaakt.” Willy springt Kirsten bij: “Doorgaans zijn mensen die vanuit hun functie zijn doorgegroeid heel taakgericht. Het is ook een uitdaging om intern van gewone collega naar leidinggevende door te groeien. Iemand van buitenuit wordt sneller in die rol aanvaard. Ik heb met alle leidinggevenden een intakegesprek gevoerd en hen gevraagd om hun issues anoniem in te dienen zodat ik die in de opleiding kon verwerken. Het is belangrijk dat u een theoretisch kader meegeeft, maar het is nog belangrijker om de vertaalslag naar de werkvloer in kwestie te maken.” Tijdens de opleiding doorloopt Willy zeven verschillende gebieden van het leidinggeven. Daarbij toetst hij de theorie steeds aan de praktijk. “Mensen hebben weinig aan een louter theoretisch kader, daarom help ik hen om de theorie om te zetten naar hun situatie. Dat zijn ze niet gewend. Ik reik ook verschillende technieken aan om tot oplossingen en nieuwe inzichten te komen. Ik maak vaak de metafoor met een fuik. Als u een probleem heeft, zit u onderaan in de fuik, waar u enkel het probleem en wat details ziet. De bedoeling is om terug naar boven te gaan in de fuik, zodat u een totaaloverzicht hebt. Wanneer iets niet vlot verloopt, moet u er bijvoorbeeld aan denken dat een probleem vaak tweeledig is. Het is dus belangrijk dat u als leidinggevende enerzijds weet wat u zelf anders kan doen en dat u anderzijds weet wat u bij uw teamleden kan veranderen.”

Aangenaam verrast

De sessies die Willy aan het team van Belfort International gaf, vonden tweemaal per maand plaats en vormden steeds een goede mix van theorie, oefeningen, voorbeelden en rollenspellen. Kirsten: “Het spreiden van de sessies gaf iedereen voldoende tijd om de zaken die hij geleerd had, toe te passen in de praktijk. Ik was ook aangenaam verrast toen Willy bij de voorlaatste sessie een brainstorm organiseerde om te zien met welke issues de leidinggevenden nog zaten. Die behandelde hij dan in de laatste sessie.” Op aanraden van Willy nam Kirsten ook zelf deel aan alle sessies. “Zo is er achteraf nog iemand in het bedrijf aanwezig die de leidinggevenden tips en tricks kan geven. Kirsten zit sinds de opleiding ook op regelmatige basis met de opleidingshoofden rond tafel. Het is soms goed om uw verhaal te kunnen vertellen en er eens een ander licht op te werpen.”

Met glans geslaagd

Belfort International blikt enthousiast terug op het volledige opleidingstraject van FORTIO. “Bedrijven staan soms twijfelachtig tegenover het organiseren van grotere opleidingen of opleidingen op maat. Maar ook daar houdt FORTIO-bedrijfsopleidingen rekening mee. Ze hebben ons goed begeleid en onder meer gewezen op de mogelijkheden met het sectorfonds voor opleidingen en de KMO-portefeuille. Het budget mag zeker geen reden zijn om een opleiding niet te laten doorgaan. Wat ons betreft is FORTIO met glans geslaagd en ook de afdelingshoofden reageren positief op het afgelegde traject. Ze hebben weer iets extra in hun rugzak kunnen steken.” De opleiding coachend leidinggeven wordt steeds op maat van het bedrijf gemaakt. “Sommigen willen ervaring opbouwen of kennis opfrissen, anderen zitten met een probleemsituatie of vertrekken vanuit een nieuwe bedrijfsvisie. Die verschillende invalshoeken verklaren meteen waarom we deze opleiding op maat aanbieden”, besluit Willy.