Meesterlijk e-mailmanagement

294 miljard: zoveel e-mails worden er gemiddeld elke dag de wereld ingestuurd. En hoewel e-mailen een vanzelfsprekendheid geworden is, is de kans toch groot dat het nog een stuk efficiënter kan binnen uw bedrijf. Dat was ook zo bij het staalverwerkend bedrijf Service Centre Maastricht, dat onderdeel is van de Tata Steel Group. 84 van hun medewerkers spijkerden via een maatopleiding hun time- en e-mailmanagement bij, wat resulteerde in een hogere efficiëntiegraad en minder stress.

Service Centre Maastricht maakt deel uit van de internationale groep Tata Steel en omhelst twee bedrijven: Feijen Staalservice en Multisteel. Zij zijn gespecialiseerd in het verwerken van coils (grote rollen staal) tot producten die door de afnemer verder verwerkt kunnen worden. “In totaal werken hier 258 medewerkers, waarvan 210 vaste medewerkers”, beginnen Dennis Kurvers en Suzanne Waterval hun verhaal. Als HR-managers zijn ze verantwoordelijk voor alles wat met gezondheid en veiligheid, zorgsystemen op het vlak van milieu en kwaliteit en HR te maken heeft. Een vrij brede functie dus, waaronder ook alles wat met opleidingen te maken heeft valt.

“In feite hebben we drie grote groepen van opleidingen bij Tata Steel. Medewerkers die een productie gerelateerde functie uitoefenen, krijgen doorgaans training ‘on the job’. Vaak gaat het dan om heel specifieke werkzaamheden die best vanuit de praktijk aangeleerd worden. Daarnaast organiseren we regelmatig veiligheidsopleidingen. De derde groep noemen wij de ontwikkelingsgerichte opleidingen. De afgelopen jaren stond dat type opleidingen op een laag pitje, maar daar willen we nu verandering in brengen. Cruciaal in dat verhaal is de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Feit is dat we allemaal langer zullen moeten werken, we kunnen dat dan maar beter met veel plezier doen. Via opleidingen streven we dus niet alleen naar een kennisverbreding en meer productiviteit, maar ook naar minder stress en meer werkvreugde.”

Ochtend- of avondmens?

Eén van de opleidingen die Tata Steel inrichtte, was e-mailmanagement. “Uit een tevredenheidsenquête bij onze werknemers bleek dat velen een enorme druk voelden door de resem e-mails die ze elke dag kregen. Daarenboven gaven ze aan dat ze het moeilijk vonden om prioriteiten te stellen en schoon schip te maken met hun mailbox. Daarom vatten we de koe bij de horens en contacteerden we FORTIO-bedrijfsopleidingen voor een maatopleiding. Al snel bleek dat hun bedrijfscultuur bij die van ons aansloot, iets waar we toch wel gevoelig voor zijn. Maar bovenal slaagden zij er met glans in om onze verwachting en te vertalen naar een korte, degelijke opleiding”, schetst Dennis. “In feite ging de opleiding zelfs breder dan e-mailmanagement”, vult Suzanne aan. “Zo werd er in de eerste sessie dieper ingegaan op het belang van timemanagement en legde de trainer ons een aantal stellingen voor die soms toch wel confronterend waren. Elke medewerker zit anders in elkaar en functioneert bijgevolg ook anders. Stel dat u een ochtendmens bent, dan plant u moeilijkere taken beter vroeg op de dag in. Avondmensen daaren tegengunnen zichzelf best wat tijdom op te starten en hebben er baat bij om de eenvoudige taken in de voormiddag in te plannen. Onbewust weet u dat natuurlijk wel, maar toch loont het de moeite om daar eens bewuster over na te denken en uw manier van werken daarop af te stemmen.”

Weg met de e-mailtsunami

In een tweede sessie werd er dieper ingezoomd op productiviteit: hoe zorgt u ervoor dat u uw mailbox onder controle heeft, dat u meer zaken gedaan krijgt en dat u minder stress ervaart? “Opnieuw was dat een sessie waaruit concrete actiepunten kwamen. Zo maakten we de afspraak dat diegenen die in ‘carboncopy’ (cc) staan, geen actie moeten ondernemen, maar enkel in de mail staan opdat ze op de hoogte zijn. Alle medewerkers maakten ook een inbox aan waar alle e-mails waarin zij in cc staan automatisch terecht komen. Eenmaal per week checken ze die mailbox. Een eenvoudige regel die velen naast tijd ook flink wat stress bespaart.”Verder plannen Suzanne en Dennis om een eenvoudige, maar heldere e-mailpolicy op te stellen. “We hadden er wel al eentje, maar nu blijkt dat er toch wel wat grijze zones zijn. Dat kwam ook tijdens de derde sessie, die in het teken van e-mailethiek stond, naar voren. Daarom gaan we enkele makkelijke richtlijnen op papier zetten, zodat ook nieuwe medewerkers meteen dezelfde koersvaren. Verder zullen we de belangrijkste punten via korte workshops regelmatig opfrissen, want we willen zeker niet in oude gewoontes vervallen.”

Positieve neveneffecten

Het fijne aan de opleiding was dat medewerkers er veel meer van opstakendan wat vooropgesteld was.“Zo kregen de deelnemers niet alleen meer inzicht in zichzelf, maar leerden ze ook hun collega’s beter kennen. Iets wat de algemene werking, het wederzijds begrip en de groepssfeer zeker ten goede komt. Een ander positief neveneffect:voor veel medewerkers was de opleiding een hefboom om kritisch naar zichzelf te kijken en zo na te gaan of ze nog andere zaken beter en efficiënter kunnen organiseren. Zaken die soms helemaal niets te maken hebben met e-mailen."

Partnerschap met FORTIO

Naast e-mailmanagement werkte FORTIO ook een maatopleiding rond inspirerend coachen uit voor Service Centre Maastricht. “Ons bedrijf telt heel wat leidinggevenden met elk een andere achtergrond. De ene is een ervaren rot in het vak, de andere zet zijn eerste stappen in een leidinggevende functie. Maar wat uw bagage ook is, er zijn ook verschillende externe factoren die het leidinggeven beïnvloeden. Medewerkers evolueren, de jongere generatie is anders dan de oude, elke medewerker heeft andere verwachtingen, … Dat zijn zaken die meespelen. Daarenboven focussen leidinggevenden zich vaak op de medewerkers die niet meewillen of problemen genereren, terwijl die slechts 10% van alle medewerkers vertegenwoordigen. Het is dus veel logischer om het grootste deel van uw energie te steken in de andere medewerkers die er wel voor willen gaan en die openstaan voor coaching.”

En dus werkte FORTIO-bedrijfsopleidingen zeven sessies uit waarbij telkens een ander topic centraal stond. “Dat gaat van assertief feedback geven en communiceren tot het voeren van functioneringsgesprekken en uitdagend coachen. In elke sessie reikt de trainer ons praktische handvaten aan die we in verschillende situaties kunnen toepassen. We hebben nu drie sessies achter de rug, maar opnieuw kunnen we stellen dat de trainer ons uitdaagt, ons kritisch naar onszelf laat kijken en ons concrete actiepunten geeft. Kortom, een schot in de roos!”