5 tips om lean management te implementeren

Inspirerend, zo kan ik het gesprek met Lydia Bonneux in één woord omschrijven. Lydia, die werkt voor Celior Consulting, is voor Lean Management wat Plato is voor de filosofie. Zij is even gepassioneerd en streeft naar een optimaal procesmanagement in de zorgsector. Haar verhaal vertelt ze op het evenement “Omgaan met diversiteit en lean werken in de zorgsector”, maar aan mij lichtte ze toch al een tipje van de sluier.

Lydia beëindige afgelopen jaar nog enkele modules binnen de opleiding management binnen de sociale economie aan de Universiteit Hasselt. Ze kwam in contact met Lean Managementin het Orbis-ziekenhuis in Sittard (NL) waarbij de leidinggevende van de afdeling zei: wie beter dan de medewerkers weten hoe het werk op de werkvloer het best kan georganiseerd worden?

Lean Management vertrekt vanuit klantgerichtheid en empowerment van de betrokkenen in de activiteiten. Het geeft een toename van de motivatie van de medewerkers, het levert een continue verbeterende kwaliteit en tegelijkertijd beheerst het de kosten.

Dit lean denken gebeurt in verschillende stappen:

  1. Eerst en vooral bepaalt deklant de waarde;
  2. Vervolgens bestaat Lean Management uit processen die (meer)waarde leveren;
  3. Het is belangrijk om de flow te 'laten stromen' en debalans te zoeken in het proces zelf;
  4. De vierde stap is één van de belangrijkste principes binnen de Lean filosofie: pull waarbij men steeds in beweging blijft en kiest voor vraaggestuurd werken;
  5. Tot slot is er de laatste fase: het plan-do-check-act-verhaal of het procesmatig verbeteren alsook het (proberen) bereiken van the true North.

Lean Management beschikt over een aantal tools waaronder het verbeterbord, het 5S en het A3-document waarbij visualiseren heel belangrijk is. Zij zorgen er mede voor dat alle medewerkers zichzelf continuen procesmatig willen verbeteren.

Ook pakt Lean Management verspilling aan. Hier is het het empowerment-verhaal van uitermate belang. Op die manier komen talenten naar boven.

Het resultaat? Medewerkers zullen zich effectief bewust worden dat zij niet zozeer een nummertje zijn in een organisatie, maar deel uit maken van een groter geheel waarin zij de organisatie zijn en vice versa.“Dit noemen we ook wel empowerment”, vertelt Lydia. En het is die empowerment waar een bedrijf nood aan heeft.“Tijdens één van mijn bezoeken deed één van de medewerkers mij denken aan een muurbloempje. Ze keek toe en durfde niet te spreken. Zonde, want Lean Management start bij efficiënte communicatie.”

“Of er een stappenplan bestaat om Lean Management te implementeren? Helaas niet", vertelt Lydia. Elk bedrijf is anders en kent verschillende behoeften en noden. Het is ook daarom dat we bij elk bedrijf accenten moeten leggen en op maat een strategie uitwerken.

Momenteel percipiëren verschillende bedrijven het implementeren van Lean Management nog steeds als een kost, terwijl het juist een investering is in het bedrijf. Neem nu het voorbeeld van de jonge verpleegster Liesbet Claeys, die aan de alarmbel trok nadat zij tijdens een interimopdracht steevast kennis moest maken met de verontrustende verwaarlozing in rusthuizen en zorghotels. Liesbet uitte haar ongenoegen in de nationale media en kon hierbij rekenen op zowel begrip als onbegrip.

“Lean management is geen wondermiddel, het helpt bedrijven om diens huidige situatie te visualiseren en optimaliseren",vertelt Lydia verder. Tot slot gaf Lydia ons nog vijf tips om Lean Management te introduceren in je eigen bedrijf of organisatie:

  • De eerste en één van de belangrijkste tips is dat de directie mee moet zijn in het verhaal;
  • Bezorg je medewerkers de juiste informatie en organiseer verschillende infomomenten op maat. Tijdens deze infomomenten kun je best evalueren welke communicatielijnen je gebruikt of gaat gebruiken;
  • Kort en bondig, maar vaak alsnog vergeten: vertel het verhaal vanuit het perspectief van je klant;
  • Leiderschap is cruciaal en in de relatie bedrijfsleider/CEO – medewerker is vertrouwen één van de basiselementen;
  • Lean Management is een continu proces: het bereiken van de true north is ieders ambitie.

Door deze tips toe te passen in je bedrijf zal je in eerste instantie het ziekteverzuim zien dalen. Verder zal de motivatie en verantwoordelijkheden van je medewerkers aanzienlijk stijgen, dat resulteert in een gevoel van voldoening.