Datakapitein

Inzicht in je cijfers en werking zodat je kan anticiperen op pieken of dalen in de productie en verkoop. Marges analyseren, budgetten opstellen, planningen opmaken … Het is onontbeerlijk voor elk bedrijf.

FORTIO biedt daarom maatopleidingen rond automatische Excel-reporting en Power BI aan. “Met minimale training kan je daarmee bijzonder snel en efficiënt gedetailleerde automatische rapporteringen opzetten en analyses maken.”

Het opzetten van verkoopsrapporten en financiële rapportering gebeurt nog al te vaak erg omslachtig. Dikwijls is het ook zeer tijdrovend. Bovendien laten zowel multinationals als kmo’s heel wat data onbenut en zouden ze er nog véél meer informatie uit kunnen filteren. Met de maatopleiding Power BI speelt FORTIO daarop in. “Power BI - voluit Power Business Intelligence - is een interactieve tool van Microsoft waarmee je op eenvoudige wijze geautomatiseerd data kan visualiseren. Het programma heeft als groot voordeel dat je verschillende data kan combineren, bijvoorbeeld uit je boekhoudprogramma, SAP of Excel”, legt FORTIO-trainer Sylvio Rodriguez uit. “Dat resulteert in een schat aan bruikbare informatie die een wezenlijk verschil maakt in je bedrijfsvoering.”

Sylvio is een geboren analyist. Hij vertaalt niet alleen het operationeel gebeuren van bedrijven in cijfers, maar maakt ook de omgekeerde beweging: uit de cijfers haalt hij het achterliggende verhaal. Hij leerde de kneepjes van het vak onder andere bij ING Europe, waar hij instond voor de financiële rapporteringen van ING Frankrijk, Portugal, Spanje en Italië. Ook bij baggerbedrijf DEME, waar Sylvio als project controller verschillende internationale projecten financieel in goede banen leidde en bij Eurosys, deed hij relevante ervaring op. “Hoe divers de bedrijven waarvoor ik al werkte ook waren, zowel qua grootte als qua sector, allen waren ze gebaat bij geautomatiseerde rapporteringen. Afhankelijk van de situatie en omvang maak ik daarvoor gebruik van Excel, Power BI of Qlikview. Want vergis je niet: ook met Excel kan je al erg ver gaan. De meesten benutten slechts 20% van hetgeen allemaal mogelijk is met Excel! Wil je verschillende soorten data combineren en rechtstreeks importeren uit andere programma’s, dan is Power BI een goede optie. Het is erg gebruiksvriendelijk en je creëert er in een handomdraai een visueel dashboard mee. Daarnaast is er Qlikview, een IT-applicatie die ook zeer toegankelijk en gebruiksvriendelijk is, maar nog een stapje verder gaat dan Power BI.

Voor Eurosys programmeerde ik bijvoorbeeld alles in Qlikview. Zo kunnen zij nu per winkel en artikelgroep in slechts enkele kliks dieper ingaan op het kleinste detail: wat is de aankoopprijs en verkoopprijs van een artikel, welk merk wordt het meest verkocht, wanneer zijn de verkoopspieken en wordt er dus best meer personeel ingepland, op welke producten is er de grootste marge, … Eens alles geprogrammeerd is, kan je al die informatie automatisch genereren. Voor Tenneco maak ik bijvoorbeeld productierapporten. Zo zien ze in één oogopslag wat de doorlooptijd van elke machine is, wat de hoeveelheid afval is, waar er problemen of schadegevallen zijn, …”

Tijd en mankracht

De mogelijkheden zijn dus eindeloos. “Het is volgens mij wel cruciaal dat je de rapporteringen laat opzetten door een business analyst of controller, en niet door een IT’er. En dat de ontwikkelaar en eindgebruiker duidelijk de verwachtingen en noden met elkaar afstemmen. Maar sowieso: of je nu een kmo bent of een multinational, maak gebruik van alle data die je hebt. Eens alles geprogrammeerd is, genereer je automatisch rapporten en hoef je dus geen beroep te doen op een externe kracht. Managementrapporteringen, inzicht in je financiën, verkoopsrapporten, … Al die informatie haal je er snel en efficiënt uit. Zo kan je de productiviteit monitoren, processen efficiënter maken, budgetten opmaken, kijken in welke regio je het goed of slecht doet, …

Vergelijk het met een kapitein op zijn schip. Die wil zo efficiënt mogelijk van punt a naar punt b varen en doet dat op basis van de navigatie in zijn cockpit. De bedrijfsleiders van vandaag houden zich echter nog teveel bezig met de machinekamer, waardoor ze kostbare tijd verspillen en extra mankracht moeten inzetten.”