Manage uw mailbox

Wereldwijd worden er dagelijks ongeveer 294 miljard e-mails verstuurd. En hoewel e-mailen vandaag de dag een vanzelfsprekendheid is geworden, vergt de groeiende stroom e-mails voor velen van ons heel wat energie.

Meer nog, de niet te stoppen vloed aan mails vormt zelfs een belangrijke bron van frustratie. Heel wat mensen voelen een enorme druk door de resem e-mails die ze elke dag te verwerken krijgen. Daarenboven is het geen vanzelfsprekende opdracht om prioriteiten te stellen en schoon schip te maken met de mailbox.

Nochtans zorgt een goed gemanagede mailbox voor meer productiviteit, minder stress én meer werkvreugde.

De voor- en nadelen van e-mails

Iedereen is het ermee eens, e-mail is een zeer dankbaar communicatiemiddel. Het is een eenvoudige, snelle en goedkope manier van communiceren, het laat ons toe meerdere mensen in één keer te bereiken en het staat ons vrij e-mails te versturen en te lezen wanneer dit ons het best uitkomt.

Maar we moeten ons hoeden voor de nadelen. Het gemak van e-mail zorgt ervoor dat we soms te snel en te impulsief reageren. We kiezen er dikwijls voor een e-mail te sturen, terwijl dit lang niet altijd het beste medium is voor de boodschap die we willen overbrengen. Vaak is een telefoontje of even langslopen voor een gesprek efficiënter en effectiever.

Zo zijn e-mails niet geschikt om ingewikkelde kwesties of probleemsituaties te communiceren, om uitgebreide discussies te voeren, om afspraken op het laatste moment af te zeggen of om mensen met spoed bij elkaar te krijgen. We moeten erbij stilstaan dat e-mails geen non-verbale communicatie bevatten en het directe menselijke contact dus niet kunnen vervangen. Intonatie en lichaamstaal ontbreken volledig.

Het staat als een paal boven water dat het op vlak van e-mails en mailboxen allemaal een pak efficiënter kan. Er wordt te vaak onnodig heen en weer gemaild en mailboxen veranderen in chaotische puinhopen en steeds verder groeiende tijdvreters . Maar hoe krijgen we de vloed aan mails onder controle? Hoe slagen we erin rust en overzicht te creëren in onze mailbox?

Hoe uw mailbox te managen?

FORTIO-bedrijfsopleidingen zet alvast enkele handige en concrete tips voor u op een rijtje:

1. Gebruik uw Postvak In niet als standaardscherm.

Sluit uw mailbox na elk gebruik af.

2. Plan elke dag een aantal ongestoorde momenten om mails te verwerken en doe dit maximaal 4 keer per dag.

Stel vaste momenten in om uw mails te checken en op te volgen. Wanneer u uw mailbox afsluit, laat deze dan ook dicht tot de volgende ‘e-mailpauze’. Hoe regelmatig en wanneer u precies uw mailbox controleert, bepaalt u best zelf. Maar hou het realistisch, u loopt toch ook niet om de 10 minuten naar de brievenbus om te zien of er nog nieuwe post is gekomen?

3. Lees uw berichten 1x en beantwoord, verwijder of verplaats ze naar projectmappen of een takenlijst.

Onderneem meteen actie na het lezen van uw e-mails. In principe vergt dit geen grote inspanning, u heeft slechts de keuze uit de volgende 4 mogelijkheden:

  • Delete de e-mail onmiddellijk als u er niets mee hoeft te doen.
  • Archiveer de e-mail als er geen actie voor u inzit maar er wel een goede reden is om hem te bewaren.
  • Handel een e-mail meteen af indien er slechts een kleine actie aan vastzit en archiveer eventueel.
  • Verplaats e-mails die grotere acties van u vragen en niet meteen kunnen of moeten worden uitgevoerd naar uw agenda of uw takenlijst.

4. Creëer uw eigen opslagsysteem.

Zet e-mails om in taken, afspraken, contacten en creëer een logische en overzichtelijke mappenstructuur in uw Postvak In.

5. Leg regels vast voor uw Postvak In waarmee u inkomende en uitgaande mails automatisch klasseert, verwijdert, markeert, doorstuurt…

  • U kan ook een systeem opzetten om minder dringende mails of mails zonder actie te filteren (vb. cc mails).
  • Maak gebruik van “snelle stappen” voor algemene en terugkerende acties.

6. Spring verstandig om met ‘carbon copy’ (cc) mails.

  • Maak bijvoorbeeld de afspraak dat diegenen die in cc staan, geen actie moeten ondernemen, maar enkel in de mail staan opdat ze op de hoogte zijn.
  • Maak een postvak aan waar alle mails waarin u in cc staat automatisch in terecht komen. U kan deze mailbox dan bijvoorbeeld eenmaal per week checken. Een eenvoudige regel die u tijd en stress zal besparen.
  • Wees zelf ook zuinig met het gebruik van cc’s.

7. Zet standaardherinneringen en alarmen uit.

Heeft u uw out-of-office ingesteld? Tijd voorzien in uw agenda om bij uw terugkomst uw mailbox op orde te krijgen?

Dan rest ons enkel nog de volgende boodschap: Geniet van een deugddoende vakantie!