Time is money

Maak kennis met e-mail- en timemanagement

Elke dag worden we geconfronteerd met een overvloed aan e-mails. Onze mailbox leidt steeds meer een eigen leven en controleert (of verstoort) het onze vaker dan wenselijk is. Daardoor wordt het voor de gemiddelde medewerker moeilijk om efficiënt met tijd om te springen. Bovendien krijgen we het ook moeilijk om werk af te krijgen voor de gestelde deadline. Een stressvolle werksfeer is een gekend fenomeen in dit digitale e-mailtijdperk. Een volle mailbox is anno 2017 één van de grootste bedreigingen van een productieve werkomgeving, een praktische oplossing dringt zich op. FORTIO-coach Eva Valgaeren geeft al jaren training rond e-mail- en timemanagement. In dit artikel zet ze een enkele concrete tips op een rijtje om efficiënter en strategischer met tijd en inkomende mails om te gaan.

Wat is e-mail- en timemanagement?

Medewerkers werken en leven tegenwoordig in functie van hun mailbox. Ze geven vaak aan dat ze hun taken niet tijdig afkrijgen en dat inkomende e-mails hen een constante druk opleggen. De elektronische brievenbus staat dan ook 24/7 open, waardoor de stress ook het privéleven dreigt binnen te sluipen. Om die problematiek effectief te managen, is het essentieel dat werknemers zich bewust worden van tijdvreters en prioriteiten leren stellen. Organiseren en plannen zijn daarbij sleutelbegrippen. E-mail- en timemanagement helpt medewerkers om hun inkomende en uitgaande mails te organiseren, om taken te creëren en in te plannen en om hun agenda op een doordachte manier te gaan gebruiken.

Het is voor medewerkers in de eerste plaats belangrijk dat ze de triggers achterhalen die hen aanzetten tot uitstelgedrag of hen beletten met een voldaan gevoel naar huis te trekken. Krijgt u weinig vrijheid om uw tijd zelf in te delen? Bent u te afhankelijk van anderen om efficiënt te werken? Misschien verloopt het management te chaotisch en is er geen duidelijke visie? Of situeert het probleem zich op persoonlijk vlak en vindt u het moeilijk om doelen en prioriteiten te stellen? Het is uiteraard ook mogelijk dat de werkdruk simpelweg te hoog ligt. Wanneer medewerkers voor zichzelf het achterliggende probleem helder krijgen, is de eerste stap richting een efficiënte tijdsindeling gezet.

6 nuttige tips met betrekking tot e-mail- en timemanagement

Wij geven u alvast enkele eenvoudige tips om uw dagelijkse werkleven tijdsefficiënter en minder stressvol te laten verlopen:

  1. Stel (persoonlijke) doelen en prioriteiten op.
  2. Maak op basis daarvan een planning: groepeer en plan uw taken en blokkeer daarna realistische tijdsblokken in uw agenda om deze taken af te werken.
  3. Controleer uw mailbox maximaal vier keer per dag.
  4. Stel uzelf bij elke inkomende taak de vraag of u ze binnen de twee minuten kan uitvoeren. Indien dit het geval is, maak er dan meteen werk van. Zo niet, plan de taak dan in naargelang belang en urgentie.
  5. Houd rekening met uw energieniveau doorheen de dag: plan intensievere taken in wanneer u ‘in de flow’ zit en voorzie ook geregeld rustigere momenten.
  6. Communiceer: wees assertief en zorg ervoor dat de verwachtingen duidelijk en realistisch zijn.

Opleiding op maat: e-mail- en timemanagement

In de opleiding ‘E-mail- en timemanagement’ begeleiden Eva en FORTIO-bedrijfsopleidingen uw medewerkers in hun zoektocht naar een efficiënte tijdsindeling en e-mailmanagementstrategie. De opleiding bestaat meestal uit drie luiken, waarbij het eerste deel sterk inzoomt op de bewustwording van het eigen tijdsgebruik en -verbruik. De tweede fase is eerder praktisch en behandelt Outlook in al zijn facetten, uiteraard steeds vanuit een timemanagement-perspectief. De inhoud van de derde sessie varieert op basis van de behoeften van de doelgroep. U kan hierbij dieper ingaan op assertief, helder en proactief communiceren, maar ook e-mailethiek en het tegengaan van uitstelgedrag kunnen aan bod komen. FORTIO-bedrijfsopleidingen gaat steeds samen met u op zoek naar de meest optimale invulling van de coaching-sessies om u het beste resultaat te garanderen.