Zakendoen in het buitenland: qué?!

Managers en medewerkers die, individueel of in team, met mensen in het buitenland moeten onderhandelen: hoe doen ze dat best? Succesvol zijn in je exportmarkt hangt sterk af van je vaardigheid in het communiceren met je handelspartner en in het kunnen inschatten van zijn manier van denken en handelen: hoe onderhandelt hij en neemt hij beslissingen, wat is het belang en de waarde van een contract, hoe lost hij geschillen op? Jaak Jacobs, FORTIO-trainer interculturele communicatie, geeft een antwoord op al deze qué?!-vragen.

Struikelblokken

“Hét grote struikelblok bij het communiceren met het buitenland of met mensen in de buitenlandse businesswereld is interpretatie. Stel dat je zaken doet met iemand die nadien zegt dat hij er over zal nadenken, dan kan dat drie betekenissen hebben. Ofwel zal hij er effectief over nadenken, ofwel gaat hij er volledig voor, ofwel wordt het een njet. Communiceer je met Belgen, dan kan je dat vrij goed inschatten. Doe je dat in het buitenland, dan wordt het moeilijker, want andere culturen communiceren op een verschillende manier. Mensen uit het buitenland hebben immers een ander denkkader. En dat impliceert dat het vaak heel moeilijk is om te weten te komen wat zij nu precies bedoelen.”

“Een ander struikelblok is het cultuurverschil”, gaat Jaak verder. “Zakenmensen denken vaak dat het geen invloed heeft op de business, omdat volgens hen iedereen gewoon geld wil verdienen. Maar dat is dus niet het geval! Cultuurverschillen gaan echt wel verder dan wat je eet en welke kleren je draagt. Ze kunnen er zelfs voor zorgen dat een bepaalde deal niet doorgaat.”

Gezonde dosis empathie

Maar hoe leer je zakenpartners uit andere culturen precies inschatten? En hoe kan je Belgische zakenmensen duidelijk maken dat mensen die in het buitenland werken een ander denkkader hanteren? Jaak werkt hiervoor met een combinatie van de modellen van Hofstede en Trompenaars. “Van zodra je het model begrijpt, kan je het toepassen op zowat elke cultuur”, aldus Jaak. “Maar het is wel zo dat je daarnaast ook een gezonde dosis empathie nodig hebt. Heb je dat niet? Dan wordt het moeilijk. Een voorbeeld: ik heb zelf een jaar of tien voor een Vietnamees bedrijf gewerkt en ben er ook vaak ter plekke geweest. Omdat ik heel veel observeerde en over voldoende empathie beschik, heb ik maar weinig fouten gemaakt. En als ik dan wél eens iets misdeed, werd er begrip getoond. Heb je geen inlevingsvermogen, dan maak je te veel fouten waarvoor uiteindelijk geen begrip meer zal zijn of waardoor de deal niet doorgaat.”

Zaak- of relatiegericht?

“Belgische zakenmensen zijn heel vaak relatiegericht. Ze denken dan ook steevast dat als ze met een tegenpartij een vriendschappelijke relatie opbouwen ze sowieso wel tot zaken komen, maar dat is niet overal zo. Bij onze buren in Nederland is het bijvoorbeeld al helemaal anders. Bij de gemiddelde Nederlandse zakenman heeft de relatie weinig invloed op de uiteindelijke beslissing”, aldus Jaak. “Dit alles moet je kunnen inschatten, en dat kan je aan de hand van het model dat ik gebruik. Als je het model niet kent, zal je fout reageren en het verkeerde doen. Een buitenlandse zaakvoerder heeft er geen probleem mee dat je eens iets fout doet, maar je moet wel leren uit je fouten. En je gedrag aanpakken. En uiteraard altijd respectvol te werk gaan. Men vergeeft je veel als je respect hebt.”

Respect voor godsdienst

Welke rol speelt godsdienst binnen interculturele communicatie? “Kijk: als je van een buitenlandse zakenpartner de vraag krijgt of je godsdienstig bent, dan kan je best altijd ja zeggen. Men heeft dan nog altijd geen idee over welke godsdienst je het hebt, maar ze krijgen wel een positief beeld van je, omdat je door ja te antwoorden, impliceert dat je nadenkt over het leven. Godsdienst is bovendien vaak de basis van een cultuur, de kern van een cultuur. Het Christendom, de Islam, maar ook de Aziatische levensbeschouwingen: die gaan al duizenden jaren mee. En zijn ook de basis van waarden en normen. Dus ook daar moet er respect voor zijn.”

Besparing en expertise

Nu we weten wat we kunnen doen om beter te communiceren met buitenlandse partners, willen we nog even zwart op wit zien wat de concrete meerwaarde is voor bedrijven. “Als je internationaal met mensen gaat werken, kan je het proces niet versnellen, maar kan je wel tijdsverlies voorkomen. En dus ook geld besparen”, aldus Jaak. “Als je al één keer minder naar het buitenland moet, heb je al een stuk kunnen besparen. Bovendien win je aan expertise en meer vertrouwen bij je zakenpartners. Op lange termijn dus ook een grote plus.”